Информационное обеспечение управления организацией
Первой составляющей процесса управления является информация. Под управленческой информацией принято понимать определенные сведения, совокупность некоторых данных, знания о фактах, событиях или состоянии управляемого объекта. Информация в процессе управления является формой связи между субъектом и объектом управления, объективно отражающий их состояние.
Для управленческого персонала информация является предметом, средством и результатом труда. Предмет труда — это нормативно-справочная информация, сообщения о ходе торговли, поступлении товаров в магазины. Средство труда — последовательность переработки информации (проведение расчетов, анализа). Результат труда — управленческие решения о необходимости воздействия на управляемый объект для достижения поставленной цели управления.
Информация, используемая в управлении должна отвечать ряду требований:
1) Оперативность – информация должна поступать в сроки, обеспечивающие своевременное реагирование, выдачу и использование управленческого решения.
2) Достоверность (с определенной вероятностью) - получаемые данные должны соответствовать действительным фактам, явлениям, процессам.
3) Достаточность.
4) Надежность (с определенной степенью риска).
5) Однозначность – невозможность различного ее толкования.
6) Экономичность – процесс получения и обработки информации не должен требовать больших затрат.
7) Доступность для восприятия и понимания.
8) Своевременность поступления.
Эти параметры составляют качество информации, и позволяют организации гибко и адекватно реагировать на изменения факторов внутренней и внешней среды организации, принимать своевременные и обоснованные управленческие решения.
Вся информация, используемая в системе управления, классифицируется по различным признакам.
1) По функциям управления: экономическая, правовая, техническая, социальная, организационная, торгово-оперативная, бухгалтерская, финансовая, статистическая, кадровая, нормативная, аналитическая, плановая.
2) По полноте - комплексная (дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и позволяет принимать любые решения), частичная (на практике может быть использована лишь в совокупности с другой информацией).
3) По насыщенности экономическая информация делится на недостаточную, достаточную и избыточную. Недостаточная информация не содержит в себе всех сведений, необходимых для принятия решений, а избыточная, наоборот, содержит излишние данные, не нужные для управляющей системы.
4) По характеру поступления – упорядоченная (систематизированная) и неупорядоченная (несистематизированная). Упорядоченная информация поступает в управляющую систему с определенной периодичностью и в определенные сроки. Это статистическая отчетность, сведения о ходе выполнения плана товарооборота, поступлении, продаже и остатках товаров. Неупорядоченная информация поступает в управляющую систему в случаях отклонения от нормального хода торгового процесса, поступления некачественного товара. Это различные письма, запросы, телеграммы, акты, справки.
5) По форме передачи – вербальная (словесная) и невербальная информация.
6) По способу передачи – письменная, телефонная, телеграфная, почтовая, курьерская, электронная, спутниковая, и т.д.
7) По стабильности - условно-постоянная и условно-переменная. К условно-постоянной относится информация, не изменяющаяся длительное время и многократно используемая в процессе обработки. Это нормативные и справочные данные, все виды учетной информации, статистические данные. Эта информация является основной в процессе управления торговым предприятием. Она показывает управляющей системе, как работает предприятие и какие меры необходимо принимать в сложившейся ситуации. К справочной информации относятся, например, данные о среднедушевом потреблении различных товаров. Переменная информация является главным образом оперативной и характеризует состояние торговли в каждый конкретный период. Она отражает динамику торгового процесса.
8) По режиму передачи - внерегламентные сроки по запросу, принудительно в определенные сроки.
9)По месту образования и направления информационных потоков - входящая, исходящая, внутренняя.
10)По стадиям образования: первичная - совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много ненужного; создается на рабочем месте; промежуточная (сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования); конечная информация (дает возможность принимать обоснованные управленческие решения).
11) По отношению к системе управления: внешняя и внутренняя информация. Внешняя информация (входная и выходная) поступает на торговое предприятие от вышестоящих органов в виде директивных указаний (писем, приказов), плановых заданий по товарообороту, выделению товарных ресурсов, организации торговли. Внутренняя информация формируется на торговом предприятии и передается на управляющую систему для обработки и принятия решений. Она отражает количественное и качественное состояние управляемой системы: данные о выполнении фирмой товарооборота, поступлении, остатках и продаже товаров. Бывает вертикальная и горизонтальная, между руководителями и исполнителями, неформальные коммуникации.
12) По степени использования - одно - и многократного использования.
13) По объекту - параметры, инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, показатели качества товара и т.д.
Целью информационного обеспечения управления предприятием является своевременное представление органам управления необходимой и достоверной информации для принятия решений, обеспечивающих высокоэффективную деятельность предприятия и его подразделений. Организация информационного обеспечения включает:
- организацию массивов информации;
- организацию потоков информации;
- организацию процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.
Информация для ее обработки с помощью компьютерных технологий требует формального описания. Как правило, эта информация формируется в виде баз данных и далее эти базы данных в зависимости от поставленной проблемы и технических возможностей организации, проходят обработку и анализ с помощью различных методов. При этом методы анализа данных реализуются в виде различных пакетов прикладных программ, в состав которых входят известные процедуры математики, математической статистики и многомерной прикладной статистики.
Организация массива информации. Информационный массив — это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий. Цель создания массива информации — повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач. Информационный массив должен обеспечивать:
• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;
• наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;
• оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
• предохранение информации от искажений.
Организация потока информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.
По режиму передачи информация может подразделяться: на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.
Объем, информации — количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, знаки, буквы, листы и др.) Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Заключительным этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации, включающая:
• формирование документооборота;
• определение состава операций по переработке информации, выполнение которых будет проводиться с помощью средств механизации и автоматизации;
• выбор состава комплекса технических средств по переработке информации, используемой при решении управленческих задач.
При проектировании документооборота необходимо обеспечивать:
• наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации;
• организацию рациональных потоков информации за счет устранения дублирования документов и показателей, содержащихся в документах;
• минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;
• эффективный контроль за сроками исполнения документов;
• максимально возможное использование средств механизации и автоматизации документооборота;
• унификацию форм документов.
Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, связанные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. А к творческим — операции по переработке информации, результатом выполнения которых является управленческое решение.
Для повышения качества использования информации формируют информационные системы. Информационная система – это организованно оформленная совокупность информационных потоков. Принято различать два основных вида информационных систем: простые – предполагающие передачу первичной информации от места ее возникновения до места ее потребления без переработки (разовые сообщения по телефону, разговор «лицом к лицу» и др.); сложные – предполагают переработку первичной информации, анализ, сложные расчеты, способствуют появлению производной информации (ручные, полумеханизированные, машинные и автоматизированные информационные системы).
Наибольший интерес в процессе управленческой деятельности вызывают автоматизированные информационные системы. Они представляют собой совокупность экономико-математических моделей, организационно-распорядительных методов, вычислительной техники и связи, позволяющих обеспечивать автоматический сбор, передачу и обработку информации.
Создание автоматизированных информационных систем позволяет: повысить оперативность управления производственными процессами; оптимизировать их; автоматизировать процесс сбора, обработки и передачи информации; рационализировать систему документации по всем уровням управления; обеспечивать рациональные потоки информации и повышать коэффициент ее использования; качественно изменить содержание управленческого труда.
Ценность информации может быть определена как разница между результатами решений, принятых с использованием данной информации, и результатами решений, которые были получены без ее использования. Под «результатами» подразумевают экономические и другие последствия управленческих решений, измеряемых в виде прибыли (краткосрочной и долгосрочной), роста компании, улучшения морального состояния персонала и т.д.
Похожие рефераты:
